(versie 1 januari 2010)

Omdat we u duidelijk willen informeren over hoe we binnen de Groep Colruyt zorg dragen voor uw gegevens, hebben we deze gedragscode opgesteld. In dit charter leest u gedetailleerd wat we doen om uw privacy te beschermen, hoe u op elk moment inspraak hebt en welke controles worden uitgevoerd op de stipte naleving van dit charter.

Toepassing

Dit charter is van toepassing op alle communicaties (via de post of via e-mail) van de Groep Colruyt, van al haar dochterbedrijven en de verschillende afdelingen.

1. Algemene informatie

1.1. Zo verzamelen we persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we:
- andere persoonsgegevens, zoals gegevens over beroep, interesses, ... (facultatief)
- adresgegevens, zodat we onze communicaties kunnen
bezorgen, of in het geval van onze elektronische informatie, het e-mailadres.

We houden uitsluitend gegevens bij die klanten ons doorgeven. Dat kan o.a. via:

• een speciaal formulier om folders aan te vragen, van Colruyt, Bio-Planet, DreamLand, OKay ...
• een actie waarbij we het adres vragen (bv. voor een bijkomende korting, voor de 'Extra korting'-kaart ...)
• onze internetsite, gezien de klanten ook daar hun persoonsgegevens kunnen doorgeven, bv. voor een reservatie bij één van de Colruyt-webshops.

Alle persoonsgegevens worden bijgehouden in onze klantenlijst. We sturen u daarvan persoonlijk bericht waarbij u de mogelijkheid krijgt om uw gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of om te vragen dat we ze niet meer gebruiken (zie 4.4.).

Ook wanneer we uw e-mailadres voor het eerst hebben ontvangen, sturen we u daarvan een persoonlijk bericht.

U kan zich uitschrijven voor de volledige Groep Colruyt. We houden uw naam en adres dan bij in een interne Robinsonlijst (*) om te vermijden dat uw gegevens opnieuw in onze klantenlijst terechtkomen.

* Een Robinsonlijst is een lijst met namen en adressen van mensen die geen geadresseerd drukwerk meer wensen te ontvangen. Binnen de Groep Colruyt bestaat een eigen interne Robinsonlijst.

1.2. Wat we doen met uw persoonsgegevens

Zodra we uw persoonsgegevens in onze klantenlijst hebben genoteerd, krijgt u regelmatig onze informatie thuisbezorgd. Wil u ook communicaties via e-mail ontvangen, geef dan ook uw e-mailadres door. Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens uitsluitend te gebruiken om een correcte afhandeling van uw contract mogelijk te maken en om u informatie van de bedrijven van de Groep Colruyt te bezorgen.

Dat zijn bijvoorbeeld de folders van Colruyt, OKay en Bio-Planet in uw streek, de e-mails van de verschillende Colruyt-afdelingen en hun speciale aanbiedingen, specifieke informatie over uw winkel ...

Uw persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden om u sporadisch uitnodigingen toe te sturen om deel te nemen aan algemene of specifieke marktonderzoeken, uitgevoerd door de Groep Colruyt zelf of door externen in opdracht van de Groep Colruyt.

1.3. U kiest zelf welke gegevens u doorgeeft

Om u onze communicaties te kunnen bezorgen, hebben we uw adres of e- mailadres nodig. Wat de andere gegevens betreft (gegevens over beroep, interesses ...), kiest u vrij of u ze doorgeeft.

1.4. Geen verkoop of verhuur van gegevens

Wij behandelen persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie en verkopen of verhuren die nooit aan derden buiten de Groep Colruyt.

1.5. Internet

Bij uw internetbezoek houden we bepaalde instellingen bij in 'cookies'. Dat zijn kleine stukjes informatie die op uw harde schijf worden geplaatst als u naar onze website surft. Onze website maakt gebruik van 2 verschillende cookies:

• Cookies om een 'gesprek' te kunnen aanknopen tussen u en onze site. Ze zijn nodig om onze site correct te laten werken en verdwijnen na afloop van uw bezoek aan onze site.
• Cookies om uw surfcomfort te verhogen, zoals taalkeuze en een persoonlijke code. Zo moet u bv. niet telkens opnieuw aanduiden welke taal u spreekt.

2. Informatie op basis van aankoopgegevens

2.1. Zo verzamelen we uw aankoopgegevens

De aankoopgegevens die op uw kasticket gedrukt staan, kunnen we registreren aan de hand van gepersonaliseerde middelen ('Extra korting'-kaart, gepersonaliseerde bons ...).

2.2. Wat we doen met aankoopgegevens

Naast de algemene informatie kunnen we u nog gerichter voordelen bezorgen op basis van uw aankopen. Door doelgericht kleinere groepen klanten aan te spreken, kunnen we nog beter overcommunicatie vermijden, hebben we minder kosten en verspillen we nog minder papier. Anderzijds bieden we de geïnteresseerde klant bijkomende voordelen, waarvan we op basis van zijn aankopen denken dat hij er iets aan heeft.

Via de aankopen van de klanten kunnen we bijvoorbeeld alle wijnliefhebbers opzoeken. In dat geval kunnen we hen, als ze daarvoor interesse hebben, specifiek over wijn informeren, nieuwe aanbiedingen doen en bijkomende kortingen geven.

Uw aankoopgegevens kunnen ook gebruikt worden om u sporadisch uitnodigingen toe te sturen om deel te nemen aan algemene of specifieke marktonderzoeken, uitgevoerd door de Groep Colruyt zelf of door externen in opdracht van de Groep Colruyt.

2.3. U kiest zelf of u nog bijkomende persoonlijke voordelen wilt

U kiest zelf of u al dan niet van supplementaire aanbiedingen wilt genieten. Om u die aanbiedingen te sturen, registreren we uw aankoopgegevens tijdelijk in onze 'Interesselijst klanten'. Wilt u dat niet, dan kan u zich uitschrijven voor dit soort aanbiedingen (zie 4.4.).

2.4. Geen verkoop of verhuur van aankoopgegevens

Net zoals de persoonsgegevens (zie 1.4.) verkopen of verhuren we ook aankoopgegevens nooit aan derden. De Groep Colruyt verbindt zich ertoe de informatie enkel en alleen te gebruiken met gepersonaliseerde acties als doel.

3. Zo gaan we te werk om onze informatie te versturen

3.1. We maken vooraf uit welke groep klanten we willen bereiken

- Voor onze algemene informatie kan het bv. zijn dat we alle klanten in een bepaalde regio selecteren, of alle klanten van één winkel, of alle klanten waarvan we het e-mailadres kennen.

- Voor gepersonaliseerde communicaties, bv. met bijkomende voordelen van een leverancier, kunnen we alle klanten selecteren die bepaalde artikelen hebben gekocht (bv. wijn, speelgoed). Als ze daarvoor hun toestemming hebben gegeven, kunnen we aan die geïnteresseerde klanten nieuwe producten voorstellen, hen speciale kortingen aanbieden ...

3.2. We beheren onze databanken zelf

Alle persoonsgegevens worden beheerd door de N.V. Etn. Fr. Colruyt, Edingensesteenweg 196, 1500 Halle (België).
Binnen de Groep Colruyt zijn de adressen enkel toegankelijk voor verantwoordelijken voor de klantenlijst.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren we onze adressenlijsten aan externe adressenbeheerders.

4. U beslist zelf wat er met uw gegevens gebeurt

4.1. Info over uw persoonsgegevens

Op het moment dat we uw persoonsgegevens noteren in onze klantenlijst, krijgt u daarvan persoonlijk bericht. U krijgt de mogelijkheid om uw gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of om te vragen dat we ze niet meer gebruiken (zie 4.4.), en u krijgt informatie over wat de Groep Colruyt doet met uw gegevens. Ook wanneer we uw e-mailadres voor het eerst noteren, sturen we u die informatie.

4.2. Info over uw aankoopgegevens

Ook wanneer we uw aankoopgegevens bijhouden in onze 'Interesselijst klanten' aan de hand van gepersonaliseerde middelen, krijgt u daarover persoonlijk bericht. U kan dan nog zelf kiezen of u al of niet wilt dat we uw aankoopgegevens registreren en u op basis daarvan bijkomende aanbiedingen sturen.

4.3. Toegang tot uw gegevens

Ook daarna kan u op elk moment de persoonsgegevens, die we in onze klantenlijst bewaren, opvragen, verbeteren of wijzigen. Het volstaat dat schriftelijk aan te vragen. We voeren uw vraag onmiddellijk uit.

4.4. Zich uitschrijven

Zich uitschrijven kan op verschillende niveaus:

1. Communicaties op basis van aankoopgegevens
Wenst u geen aanbiedingen meer te ontvangen op basis van uw aankoopgegevens, dan volstaat het dat schriftelijk aan te vragen. We garanderen dat u geen gerichte communicaties meer krijgt op basis van uw aankoopgegevens.

2. Communicaties via e-mail

Bij elke e-mail die u ontvangt, krijgt u de mogelijkheid om uit te schrijven. U kan zich uitschrijven voor de e-mails van een bepaalde webshop of voor alle e-mails van de Groep Colruyt. U krijgt een e-mail met de bevestiging van uw uitschrijving.

3. Alle communicaties

Wenst u geen enkele geadresseerde informatie meer te ontvangen van de Groep Colruyt, dan kan u zich uitschrijven voor de communicaties van de groep. Het volstaat dat schriftelijk aan te vragen. We garanderen dat uw gegevens niet meer verwerkt worden om u geadresseerde info toe te sturen van de Groep Colruyt. Om ervoor te zorgen dat uw adres ook in de toekomst niet meer in onze klantenlijst belandt, noteren we het in een interne Robinsonlijst (*).

* Een Robinsonlijst is een lijst met namen en adressen van mensen die geen geadresseerd drukwerk meer wensen te ontvangen. De Groep Colruyt heeft een eigen interne Robinsonlijst van mensen die geen informatie van de Groep Colruyt meer willen krijgen.

5. Externe controle door Quality Control

• Om gegevens van onze klanten te mogen verzamelen, hebben we vooraf aangifte gedaan bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in België voor de gegevens ingezameld in België, en de Nationale Commissie voor de bescherming van gegevens in het Groothertogdom Luxemburg voor de gegevens ingezameld in het Groothertogdom Luxemburg.
• Naast alle maatregelen die we nemen om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen, controleert en garandeert Quality Control:
  • dat we voldoen aan de normen van de Wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in elk land;
  • dat we de engagementen in dit charter respecteren.